La dématérialisation est en marche pour les entreprises. Présentant des enjeux dans la gestion des ressources humaines, mais aussi dans d’autres secteurs d’une entreprise, elle remplace les documents papier par des fichiers numériques qui sont stockés sur différents supports informatiques. Voici quelques points qui vont vous permettre d’en apprendre un peu plus sur ce processus dû à la révolution numérique.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation est un processus qui consiste à transformer les documents physiques en fichiers numériques, mais aussi à créer les documents directement sous forme numérique. La dématérialisation permet ainsi de sauvegarder et d’archiver tous les documents sous forme numérique. C’est la politique de l’utilisation de zéro papier. Cependant, pour une entreprise, cela représente un énorme travail et une mobilisation assez conséquente de ressources, notamment s’il s’agit d’effectuer le processus de la dématérialisation en interne. Pour cette raison, il est souvent fréquent qu’elle fasse appel à un prestataire, comme une société de saisie offshore, pour effectuer le travail.
La délégation des tâches lors d’un processus de dématérialisation est une solution avantageuse. Elle permet à l’entreprise de gagner du temps en se concentrant uniquement sur son activité principale. L’externalisation peut aussi faire gagner en efficacité votre entreprise, car les agences offshore mettent à votre disposition des opérateurs qualifiés. Ce qui vous permettra d’avoir vos données numériques pour une durée assez courte afin de pouvoir les exploiter rapidement. Documents des ressources humaines, courriers entrants, livres, factures ou autres documents administratifs peuvent être ainsi confiés à un prestataire externe.
Quels sont les avantages d’une dématérialisation ?
L’un des premiers avantages de la dématérialisation est certainement le gain de temps. Pour chercher un document, il suffira à l’utilisateur d’entrer la référence du document qu’il recherche. Plus besoin de se déplacer ou de consulter des dizaines de documents dans les archives pour retrouver le bon fichier. Ce gain de temps est très important pour l’efficacité du travail. En effet, l’utilisateur pourra jongler facilement entre différents projets sans être assailli par des documents.
Le deuxième avantage concerne la diffusion des documents. Les opérations de diffusion sont simplifiées grâce à la dématérialisation, étant donné qu’il suffit de rechercher le document et de l’envoyer par mail. C’est plus facile que de rechercher un document dans les archives, le photocopier, préparer son envoi et remettre l’original à la place. C’est un processus assez pesant dans une journée de travail, surtout si vous avez à renouveler l’opération plusieurs fois dans une journée.
La dématérialisation permet également de protéger vos documents. En centralisant vos données sur le Cloud, vos données sont sécurisées dans le cas d’un incendie ou d’autres accidents qui pourraient causer la dégradation de vos matériels.
L’aspect environnemental
L’un des enjeux de la dématérialisation est l’aspect environnemental. Opter pour ce processus, c’est s’inscrire dans une démarche responsable. Prenons l’exemple d’une société composée de 10 employés qui effectuent un travail nécessitant en moyenne 8 feuilles de papier par jour. Chaque année, un employé consommera près de 1 816 feuilles soit 18 160 pour l’ensemble de l’équipe. Numériser les documents permettra donc de contribuer à la protection de l’environnement.
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