Le déménagement est une démarche qui survient très rarement dans le parcours d’une entreprise, mais qui nécessite une très bonne organisation. Pour cela, il est important de demander des devis auprès de plusieurs prestataires B to B spécialisés dans le déménagement d’entreprise, afin de les comparer et de choisir l’offre qui correspond le mieux à vos besoins.
Dans la cadre de leurs achats professionnels, les entreprises font régulièrement appel à des prestations d’audit comptable, de publicité et communication et bien d’autres services. En plus de ces prestations régulières, il peut arriver qu’une entreprise ait besoin de déménager des locaux actuels. Dans cette situation, elle devra choisir des prestataires B to B fiables, notamment pour le déménagement et l’assurance.
Une TPE ou PME de petite taille a besoin d’en moyenne un mois pour déménager. Si l’effectif de l’entreprise dépasse 100 employés, le déménagement peut exiger 3 mois de préparation. Par contre, pour une entreprise de plus de 300 employés, la durée des préparatifs peut s’allonger à 6 mois.
Les nouveaux locaux
Avant de choisir les nouveaux locaux, il est important d’en faire une évaluation et de vérifier si la capacité des salles correspond à vos besoins. Cette démarche aura une influence sur votre choix de mobilier de bureau et d’installation téléphonique.
Un mois avant de déménager, pensez à effectuer les changements d’adresse auprès de l’Urssaf, de la Sécurité sociale et de la Caisse de Retraite. N’oubliez pas vos prestataires de certains services et les abonnements de presse, qui devront vous être livrés à la nouvelle adresse. Si vous disposez de voitures et véhicules professionnels, vous devrez annoncer la nouvelle adresse également au Service de Cartes grises.
Les anciens locaux
En ce qui concerne les locaux que vous envisagez de quitter, vous devez tout d’abord prendre en compte le délai de préavis prévu par le bail. Selon le contrat, vous devrez envisager de réaliser certains travaux avant le départ.
Le déménagement du matériel informatique, des fournitures, des bureaux et des meubles
Lors du déménagement, le transport du matériel informatique nécessite certains préparatifs. Il est conseillé d’inventorier et étiqueter les postes de chaque salarié, afin de pouvoir en avoir une traçabilité dans les nouveaux locaux.
Lors du nettoyage de l’ancien local, vous devriez trier et archiver tous vos documents. Concernant le mobilier, si vous transportez les bureaux existants dans les nouveaux locaux, vous devriez vérifier d’abord qu’ils correspondent à la superficie des nouveaux locaux. Si tel est le cas, prévoyez une assurance pour le transport.
Pour tout transfert de mobilier et de matériel informatique, demandez des devis auprès de plusieurs sociétés de déménagement pour les entreprises. Cela vous permettra de bénéficier de tarifs attractifs et d’éviter certains risques.
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