Conseil PME : à partir de quand faut-il penser progiciel ?

L’informatique apporte efficacité, qualité, sécurité, notoriété à qui sait bien outiller son système d’information. Mais derrière l’outil se cache des réalités logicielles très variées. Des solutions pragmatiques à base de feuilles de calcul Excel© à des ERP sophistiqués en passant par des développements spécifiques. Comment mettre un marteau face à un clou et un tournevis face à une tête cruciforme ? Voici quelques clés pour éclairer vos choix.

Les processus « cœur de métier », si on excepte les très petites structures, sont en général déjà adossés à une solution informatique. Mais les processus émergeant avec l’évolution de son activité, les besoins périphériques ou les processus transverses n’ont pas toujours une réponse informatique. Et s’il fallait en chercher une ?

Les principaux éléments déclencheurs de la recherche d’un progiciel sont :
•   La volumétrie et/ou la récurrence. Si on fait souvent une action, son automatisation ou une assistance informatique est très certainement possible et rentable. Prenons un exemple basique de production d’offre commerciale. Une entreprise ayant une approche « sur-mesure » travaillera avec un traitement de texte, une entreprise devant produire de nombreux devis aura tout intérêt à travailler avec des logiciels de CRM comme Salesforce.
•   Les gains de qualité. On peut toujours compiler dans des feuilles de tableur des données issues de statistiques de fréquentation de son site web, analyser son classement sur les moteurs de recherche, regarder ce que fait la concurrence, mais collecter et compiler automatiquement et de façon récurrente les données avec des outils de diagnostic de site web comme Argos Tourisme apportera un tout autre niveau de service.
•   Les gains d’efficacité et de performance. Si l’on prend la thématique de la gestion de projet qui par nature traite d’éléments nouveaux pour la structure. L’efficacité collective apportée par des logiciels de gestion de projet collaboratif comme Project Monitor ou ZohoProject est directe : deux semaines de délai gagnées par une meilleure coordination et partage des données sur un projet mobilisant une équipe de 5 personnes et le ROI est déjà de 50 jours hommes.
•    La sécurité. Quand on « bricole » des fichiers Excel, on arrive rapidement à des résultats, mais dès qu’il s’agit d’en faire un outil pour une équipe ou un service, c’est le début des ennuis. Les données ne sont pas saisies correctement, les modifications ne sont pas contrôlées, les fichiers peuvent s’évanouir dans la nature par simple transfert de fichier par « e-mail ».
•    La pression du « client». Le temps des pionniers d’Internet est révolu. Qui peut encore faire l’impasse d’avoir un site internet ? Quelle collectivité n’a pas intégrée internet dans ses modalités d’interactions avec ses administrés ? Il faut être présent sur internet. Et si hier, c’était affaire de code HTML, désormais, il faut maîtriser des outils de gestion de contenu comme Drupal, WordPress, des outils de publication automatique comme Hootsuite ou des outils d’aide au référencement comme MyPoseo ou MajesticSEO.
•   La pression concurrentielle : Les sites E-commerce comme Amazon ont révolutionné la façon de faire du commerce. Quand l’offre de la vente par correspondance proposait des délais de livraison avec pour unité la semaine, désormais la norme est de quelques jours. Et sans informatisation de toute la chaîne, de la vente à la livraison, impossible d’espérer l’atteinte de ces nouveaux « standards marché ».
•   La maturité : S’outiller avec un logiciel professionnel est souvent précédé par une phase d’expérimentation. Avec les suites bureautiques, on peut facilement maquetter, tester, expérimenter. On valide la pertinence avec un fichier Excel, on débute avec une base Access puis on professionnalise avec un logiciel métier.
•   La motivation interne : Passer à une solution professionnelle est un facteur de motivation des équipes internes. Au-delà de l’effet nouveauté, l’informatisation ou le passage à un logiciel apporte toujours des effets vertueux. C’est aussi souvent un levier de changement à ne pas négliger.
•   Les effets d’aubaine technologique. La généralisation des smartphones démultiplie les possibilités pour les travailleurs nomades. Des techniciens qui interviennent sur site et font leur rapport en temps réel étaient, il y a quelques années, du domaine de la science-fiction. Désormais des offres comme celle de Praxedo amène l’informatique sur le terrain pour des investissements modiques en combinant le Saas et les téléphones mobiles.

Analyser vos niveaux de maturité sur ces différents axes et la pertinence ou non de passer à un progiciel sera évidente. L’informatique ouvre chaque jour de nouveaux possibles – vérifiez sur Google. Saviez-vous qu’il existe des logiciels qui reconnaissent et lisent automatiquement les factures fournisseurs pour les intégrer directement en comptabilité ?