Organiser un événement d’entreprise privée, comment s’y prendre ?

Pour les entreprises qui souhaitent organiser un événement à l’abri des yeux indiscrets, cette démarche requiert plusieurs jours de préparation. Pour réussir ce type de projet, les experts de l’événementiel recommandent de se fixer un objectif précis, de choisir un lieu adéquat et d’avoir un budget réaliste.

Établir les objectifs de l’événement privé

Lors que vous organisez un événement d’entreprise, les réponses à vos questions viendront automatiquement si vous répondez à la question la plus importante : quel est le type d’événement que vous prévoyez ? En effet, le processus à suivre, le budget à prévoir, la salle à louer et tous les matériels et équipements en dépendront. Dans ce cas, faites le point sur les participants, la nature de l’événement (loisir, travail…), les types de divertissements à prévoir, l’équipement technique ou encore la nourriture.

Le lieu de l’événement

Une fois l’objectif fixé, pensez au lieu. Vous avez généralement 4 options : en ville, à la campagne, en intérieur ou en extérieur. Votre choix dépendra du type d’événement que vous souhaitez organiser. Vous devez surtout veiller à ce que le lieu corresponde au thème de l’événement et qu’il soit accessible à tous les invités.

Si c’est à l’extérieur, vous pouvez opter pour des barnums, des pagodes ou des chapiteaux. Comme il existe des milliers de prestataires qui proposent la location de chapiteau en Ile de France, vérifiez si les toiles sont traitées aux normes anti feu M2 et si les matériels sont vérifiés régulièrement. Le professionnel doit aussi vous assister avant et après son installation. Ceux qui proposent un service de livraison et de montage sont à privilégier. Vous devez être capable de consulter la description et les images des chapiteaux sur son site web, tout comme le tarif.

La date et l’heure

Après le type d’événement et le lieu, déterminez quand l’événement aura lieu. Si vous avez décidé de vous lancer dans ce grand défi, c’est que vous avez certainement en tête une idée de la date et de l’heure. Est-ce que l’événement aura lieu un jour férié ou pendant les périodes de fêtes ? Si vous avez l’intention de l’organiser un Noël, il faudrait réserver la salle plusieurs jours ou même des mois à l’avance.

Le budget à prévoir

Lorsque vous savez quel type d’événement organiser, où et quand il aura lieu, vous pouvez passer à l’étape suivante, c’est-à-dire le budget. Les informations que vous avez recueillies jusqu’ici rendront la tâche difficile, car même si vous avez prévu des centaines de visiteurs, il n’est jamais sûr qu’ils répondent. Ce que vous pouvez faire, c’est de faire la meilleure estimation possible et prévoir toujours une marge. Vous devez vous attendre à tout, des meilleurs aux pires scénarios. Si vous ne sentez pas à la hauteur, n’hésitez pas à faire appel à des professionnels comme Abrifête à Paris.

Les plans d’économie

Qui ne souhaite pas créer un événement d’entreprise digne de ce nom avec des services haut de gamme, des décorations originales et des équipements de luxe ? Cependant, il faut gérer le budget comme on le peut. En ce qui concerne la location du site, vous avez le choix entre louer le lieu avec tous les services inclus (espace, nourriture, boissons…) ou faire une dépense minimale. Pour le premier, l’espace propose un tarif fixe alors que pour le second, l’espace est gratuit, mais les invités devront payer la nourriture et les boissons. Vous devez ainsi réfléchir au nombre d’invités, au budget et à la possibilité de négocier le prix.